หลายองค์กรอาจจะได้ยินข่าวคราวของ Dynamics 365 Business Central ซึ่งเป็นเวอร์ชั่นล่าสุดของระบบ ERP บนคลาวด์สำหรับธุรกิจขนาดกลางและขนาดเล็กมาบ้างแล้วว่า จะเริ่มให้บริการใช้งานในเดือน ก.ค. 2018 นี้ (แบบเช่าใช้งานรายเดือน)
ซึ่งหากดูภาพรวมแล้ว D365BC ถือเป็นระบบที่ค่อนข้างมีความทันสมัยและครบวงจร รองรับการดำเนินธุรกิจในทุกภาคส่วนเริ่มตั้งแต่การขาย การตลาด การบริการ ไปจนถึงภาคการปฏิบัติงานและการเงินการบัญชี โดยสรุปสาระสำคัญออกเป็น 5 ประการ ได้แก่
1. ระบบมีความยืดหยุ่นสูง ผู้ใช้งานสามารถปรับตัวได้อย่างรวดเร็ว
2. มีการผสานแอพลิเคชันทางธุรกิจรวมไว้ในตัว
3. เชื่อมต่อโดยตรงกับผู้มีอำนาจตัดสินใจ
4. มุ่งเน้นไปที่อุตสาหกรรมเฉพาะ
5. ปรับปรุงให้เข้ากับข้อกำหนดต่างๆ ได้ดีขึ้น
อย่างไรก็ตาม เทคโนโลยีย่อมมีการพัฒนาไปเรื่อย ๆ และบางครั้งบางองค์กรก็ยังไม่พร้อมที่จะทำการอัพเกรด เช่นเดียวกันกับในขณะที่บางคนมีสมาร์ทโฟนหรือเครื่องเล่น HD Blu-ray แบบ Ultra HD แต่ก็ยังมีผู้คนจำนวนมากที่ไม่สามารถอัพเกรดให้เป็นโทรศัพท์เครื่องใหม่หรือเปลี่ยนเครื่องเล่นแผ่นเสียงออปติคัลของพวกเขาได้ทุกครั้งที่มีการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ ดังนั้น หากองค์กรกำลังเตรียมที่จะอัพเกรดระบบ ERP ที่มีอยู่แล้ว ให้พิจารณาปัจจัยสำคัญเหล่านี้ก่อนจะตัดสินใจอัพเกรดไปสู่ Dynamics 365 Business Central
1. ระบบปัจจุบันยังมีการสนับสนุนอยู่หรือไม่
หากองค์กรมีการใช้งานระบบ ERP อยู่แล้วแต่เป็นรุ่นเก่า และผู้พัฒนามีการประกาศหยุดการสนับสนุน อาจจะเป็นโอกาสอันดีในการผลักดันให้มีการเปลี่ยนแปลง เนื่องจากช่องว่างของเทคโนโลยีและการออกแบบระบบเก่าอาจจะไม่ทันความเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจหรือเทคโนโลยีภายนอกที่เปลี่ยนไป รวมไปถึงองค์กรยังคงต้องเติบโตและมีขนาดใหญ่ขึ้น ซึ่งจะต้องพิจารณาดูว่า ในปัจจุบันเราสามารถทำอะไรกับระบบ ERP ของเราได้บ้าง? หรือมีกระบวนการใดบ้างที่ได้รับการสนับสนุนหรือไม่ได้รับการสนับสนุนจากระบบปัจจุบัน
2. เป้าหมายที่แท้จริงของความต้องการที่จะอัปเกรด
หมายถึงเป้าหมายสุดท้ายที่คุณต้องการ สิ่งที่คุณตั้งใจจะทำหลังจากการอัปเกรดเสร็จสมบูรณ์และประเภทของการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจที่คุณคาดหวังจะได้เห็นคืออะไร เราขอแนะนำให้คุณปรึกษากับผู้จัดการการเงินของคุณว่า คุณต้องการอะไรกับระบบใหม่ กระบวนการที่คุณพยายามที่จะปรับปรุงมีขั้นตอนใดในระบบปัจจุบันที่คุณไม่ต้องการหรือไม่? สิ่งสำคัญที่สุดคือทำให้การทำงานง่ายขึ้นและเป็นไปแบบอัตโนมัติ ลดกระบวนการที่ไม่จำเป็นหรือซ้ำซ้อน
3. ระบบปัจจุบันยังไม่ครอบคลุมความต้องการ
ระบบ ERP ปัจจุบันอาจจะยังมีช่องว่าง (GAP) ที่ไม่อาจสามารถตอบสนองความต้องการทางธุรกิจได้และการอัปเกรดอาจจะเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการเติมเต็มความต้องการเหล่านี้ ทั้งนี้จำเป็นจะต้องประเมินด้วยว่าการอัปเกรดนี้ตอบโจทย์กับความต้องการเฉพาะของธุรกิจอย่างไร รวมทั้งส่งผลกระทบต่อระบบซอฟต์แวร์อื่นๆ ที่ทำงานร่วมกันหรือไม่ ดังนั้นจึงจำเป็นต้องพิจารณาส่วนนี้ให้ดี
4. จำเป็นที่จะต้องจ้างพนักงานเพิ่มหรือไม่
ในบางครั้งการอัปเกรดจำเป็นจะต้องมีการฝึกอบรมและเพิ่มพนักงานเพื่อมาดูแลรับผิดชอบในส่วนนี้โดยเฉพาะ ดังนั้นคุณต้องเตรียมพร้อมสำหรับการจัดการและคำนึงถึงการบำรุงรักษาสำหรับการดำเนินงานประจำวันนอกเหนือจากการสนับสนุนที่จำเป็นเพื่อให้ระบบ ERP และโครงสร้างพื้นฐานของระบบทำงานได้ดีขึ้น
5. ต้นทุนที่เพิ่มขึ้น
การลงทุนเพื่อระบบ ERP เป็นเรื่องที่ใหญ่มากสำหรับองค์กร จำเป็นที่จะต้องดูค่าใช้จ่ายโดยรวมของระบบ (Total Cost of Ownership : TCO) ซึ่งหมายถึงค่าใช้จ่ายสะสมในการดำเนินการบำรุงรักษาและการอัพเกรดระบบตลอดอายุการใช้งานในองค์กร สำหรับระบบ ERP นี้จะครอบคลุมไปถึงการวางแผนและการคัดเลือก ต้นทุนการออกใบอนุญาต ค่าใช้จ่ายด้านโครงสร้างพื้นฐานของฮาร์ดแวร์และเครือข่าย ค่าใช้จ่ายการดำเนินการ การสนับสนุนหลังจากขึ้นระบบ และการบำรุงรักษารวมทั้งการอัปเกรดอีกด้วย
AMCO Business Solutions ช่วยให้คำปรึกษาในการอัปเกรดหรือปรับปรุงการทำงานของระบบให้องค์กรของคุณ เพื่อให้การดำเนินธุรกิจเป็นไปอย่างราบรื่นและตอบสนองการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนลียีเหล่านี้ได้
