ตั้งแต่อดีตจนถึงปัจจุบัน การรับรู้มูลค่าของสินค้าคงคลัง (Inventory Costing) ที่แท้จริงมีส่วนสำคัญที่จะทำให้ธุรกิจไม่ต้องแบกรับต้นทุนที่อาจจะเพิ่มขึ้นโดยไม่รู้ตัว
ฝ่ายบัญชีสามารถประเมินต้นทุนที่กระจัดกระจายอยู่เพื่อนำข้อมูลมารายงานประกอบงบดุลได้อย่างรวดเร็ว หรือแม้กระทั่งฝ่ายขายสามารถออกไปในการสั่งซื้อสินค้าเข้ามาเติมในแต่ละรอบได้ทันที การที่ระบบ ERP มีวิธีการคิดต้นทุนของสินค้าคงคลังที่หลากหลายเพื่อให้มีทางเลือกสำหรับธุรกิจที่แตกต่างกันถือเป็นจุดที่ทำให้ Dynamics NAV สามารถแก้ไขปัญหาเหล่านี้ได้
สำหรับ Dynamics NAV นั้นจะมีวิธีการคิดต้นทุนสินค้าคงคลังอยู่ 5 แบบ ซึ่งจะมี 4 แบบที่สามารถปรับใช้งานได้ตามความเหมาะสมของธุรกิจแต่ละประเภท ส่วนอีก 1 แบบคือ LIFO (Last In First Out) ได้ถูกยกเลิกการใช้งานแล้ว ตามมาตรฐานรายงานทางการเงินระหว่างประเทศ หรือ IFRS (International Financial Report Standards)
เนื่องจากการตัดสินใจเลือกใช้วิธีการคิดต้นทุนเป็นสิ่งที่สำคัญมาก ดังนั้น จึงควรที่จะทำความเข้าใจเกี่ยวกับความเหมาะสมและข้อจำกัดของแต่ละวิธีเพื่อป้องกันความผิดพลาดในการประเมินต้นทุนสินค้า ดังนี้
FIFO (First In First Out)
คือการคิดต้นทุนโดยการขายสินค้าที่เข้ามาก่อนและตัดขายออกไปตามลำดับ เหมาะกับสินค้าที่มีราคาใกล้เคียงกันในการซื้อเข้าแต่ละครั้ง
LIFO (Last In First Out)
เป็นการคิดต้นทุนที่ให้สินขายที่เข้ามาทีหลังถูกขายออกไปก่อน ซึ่งถึงแม้ว่าวิธีนี้จะทำให้สะท้อนถึงราคาต้นทุนจริงตอนซื้อเข้ามา แต่ก็มีข้อบกพร่องนั่นคือ ประการแรก คือ ทำให้กำไรลดลง ภายใต้สมมติฐานที่ว่า ราคาของสินค้าควรจะเพิ่มขึ้นตามอัตราเงินเฟ้อ สินค้าที่มีราคาสูงกว่าควรจะถูกขายออกไปก่อนเพื่อลดกำไรและภาษี นอกจากนี้ หากมีการชำระบัญชีสินค้าคงคลังโดยใช้ LIFO กำไรจะเพิ่มขึ้นเนื่องจากมีการขายสต็อคเก่าในราคาปัจจุบัน นั่นจึงเป็นเหตุผลว่า IRFS จึงยกเลิกการคิดต้นทุนแบบนี้
Average
การคิดต้นทุนแบบเฉลี่ย จะช่วยกระจายราคาต้นทุนของสินค้าทุกรายการในคลัง ซึ่งเหมาะกับธุรกิจ 2 ประเภทคือ สินค้ามีราคาผันผวนมาก เช่น พืชผลการเกษตรที่มีสภาพอากาศเป็นตัวแปรสำคัญ และ สินค้าที่ต้องเก็บไว้ในที่เดียวกัน เช่น สารเคมี
Specific
การคิดต้นทุนแบบเจาะจง เหมาะกับธุรกิจที่สินค้ามีราคาสูง หรือราคาของสินค้าในคลังเดียวกันสูงกว่าสินค้าอื่นๆ อย่างเห็นได้ชัด ทั้งนี้สินค้าเหล่านี้จำเป็นจะต้องมีการติดตามด้วยการใช้ Serial Number เพื่อควบคุมการเคลื่อนไหวอย่างใกล้ชิด
Standard
การคิดต้นทุนแบบมาตรฐาน เหมาะสำหรับสินค้าที่จะนำเอาไปใช้ในกระบวนการผลิต ซึ่งต้นทุนของสินค้าแต่ละรายการจะถูกกำหนดล่วงหน้าไว้จากประสบการณ์ของผู้ที่มีหน้าที่ดูแลรับผิดชอบ ต้นทุนของสินค้าถูกกำหนดให้สามารถคงที่หรือมีการปรับปรุงอยู่เป็นระยะๆ เพื่อให้มั่นใจว่า ต้นทุนมาตรฐานจะสะท้อนถึงการคำนวณที่ดีที่สุด หากต้นทุนการผลิตที่เกิดขึ้นจริงแตกต่างจากต้นทุนมาตรฐาน ความแตกต่างดังกล่าวจะถูกกำหนดให้เป็นค่าความแปรปรวนของวัสดุหรือความสามารถในการผลิตแทน
บทสรุป
จากประสบการณ์ที่ผ่านมา FIFO จึงเป็นวิธีที่เหมาะสมที่สุดหากเปรียบเทียบการการคิดต้นทุนแบบอื่นๆ นอกจากว่าจะมีความต้องการจำเพาะ เช่น สินค้าสำหรับการผลิตจะมีการคิดต้นทุนแบบ Standard เสมอ หรือ สินค้าที่มีราคาสูงๆ จะต้องมีการติดตามด้วย serial หากมีการคิดต้นทุนแบบ Specific และสินค้าที่มีราคาผันผวนควรจะใช้แบบ Average เป็นต้น
สิ่งสำคัญก็คือ เมื่อรายการมีการบันทึกเข้าระบบไปแล้วเป็นเรื่องยากมากที่จะต้องมาเปลี่ยนวิธีการคำนวณต้นทุน เนื่องจากจะส่งผลกระทบต่อข้อมูลในส่วนอื่นๆ ดังนั้นผู้บริหารหรือผู้จัดการฝ่ายบัญชีที่เกี่ยวกับการคิดต้นทุนมีความจำเป็นที่จะต้องทำความเข้าใจเกี่ยวกับข้อจำกัดของแต่ละวิธี เพื่อป้องกันความผิดพลาดที่จะเกิดขึ้นเมื่อมีการบันทึกข้อมูล และสามารถให้คำอธิบายให้ผู้สอบบัญชีภายนอกหรือตัวแทนฝ่ายขายได้อย่างมั่นใจ
