นอกเหนือจากการกระตุ้นยอดขายเพื่อให้ธุรกิจได้ผลกำไรแล้วการบริหารจัดส่งสินค้าถือเป็นกลยุทธ์ที่จะทำให้ลูกค้าชื่นชอบในการบริการและกลับมาใช้บริการซ้ำ ซึ่งในการสั่งซื้อสินค้าบริษัทผู้จัดส่งต้องสามารถระบุให้ลูกค้าทราบถึงวันจัดส่งลงไปในเอกสารการซื้อขาย หรือหากมีกรณีที่ลูกค้าต้องการกำหนดวันจัดส่ง Business Central จะช่วยให้การทำงานในส่วนนี้เป็นไปอย่างอัตโนมัติและสามารถแจ้งวันจัดส่งเพื่อตอบกลับลูกค้าได้ทันที (order promising)
Sales order promising key concepts
หลักการของระบบจะทำงานโดยคำนวณวันจัดส่ง (Shipment) โดยแบ่งออกเป็น 2 แบบ ดังนี้
- Available to Promise (ATP) หมายถึง คำนวณโดยทำการตรวจสอบสถานะของสินค้าคงคลังที่มีอยู่ หรือสินค้าที่กำลังจะเข้ามาเติมเต็มในคลังของบริษัท หลังจากนั้นจึงนำมาคำนวณวันจัดส่งให้แก่ลูกค้าได้ทันที
- Capable to Promise (CTP) หมายถึง สินค้าที่ไม่ได้มีสถานะพร้อมจัดส่งระบบจะทำการวางแผนในส่วนของการจัดซื้อ, กำลังในการผลิต หรือเวลาในการโอนย้ายมาจากคลังอื่นของบริษัท หลังจากนั้นจึงนำมาคำนวณวันจัดส่งให้แก่ลูกค้าได้ทันที
How to use the promise delivery dates features in different situations
ก่อนที่เราจะใช้ฟังก์ชัน Order Promising ต้องทำการ Set up ในฝั่งของลูกค้า (Customer) ดังนี้
- กำหนดคลังที่เราต้องการเลือกสินค้าในฟิลด์ Location Code
- กำหนดเวลาจัดส่งในฟิลด์ Shipping Time
- การจัดส่งสินค้าในกรณีที่ลูกค้าไม่ได้กำหนดวันจัดส่ง
หลังทำการ Set up ในส่วนลูกค้า (Customer) เรียบร้อยแล้วระบบจะคำนวณวันจัดส่งให้อัตโนมัติโดยสามารถดูได้จากฟิลด์ดังต่อไปนี้
- Shipment Date คือ วันจัดส่งสินค้า ซึ่งกรณีนี้เกิดจากลูกค้าไม่ได้กำหนดวันจัดส่ง
- Planed shipment Date คือ วันที่พนักงานคลังต้องเตรียมสินค้าเพื่อจัดส่งตามแผนที่กำหนดไว้
- Planed Delivery Date คือ วันที่ลูกค้าจะได้รับสินค้า
2. การจัดส่งสินค้าในกรณีที่ลูกค้ากำหนดวันจัดส่ง
- เปิด Sales Order และกำหนดฟิลด์ในช่อง Requested Delivery Date ให้ตรงกับวันที่ลูกค้าต้องการรับสินค้า
- หลังจากนั้นใน Line จะพบว่าระบบได้คำนวณส่วนของวันจัดส่งและวันที่เราต้องเตรียมสินค้าเพื่อให้ส่งทันกำหนดเวลา โดยดูรายละเอียดได้ดังนี้
- Shipment Date คือ วันจัดส่งสินค้า
- Planed shipment Date คือ วันที่พนักงานคลังต้องเตรียมสินค้าเพื่อจัดส่งตามแผนให้ทันเวลาที่ลูกค้าต้องการ
- Planed Delivery Date คือ วันที่ลูกค้าจะได้รับสินค้าซึ่งจะเป็นวันเดียวกับที่ลูกค้ากำหนดมา
3. การจัดส่งสินค้าในกรณีที่ไม่มีสินค้าอยู่ในคลัง
เมื่อลูกค้าทำการสั่งซื้อแต่ไม่มีสินค้าอยู่ที่คลัง เราสามารถเรียกใช้ฟังก์ชัน Capable-to-Promise หลังจากนั้นคลิกที่ Accept ระบบจะคำนวณวันที่ลูกค้าจะได้รับ และยังสามารถวางแผนไปถึงการผลิต การขอซื้อสินค้าเข้ามาเติมเต็มในคลังให้พอดีกับวันที่ต้องจัดส่ง สิ่งสำคัญคือระบบจะทำการจองสินค้าให้ล่วงหน้าเพื่อรับรองว่าเมื่อมีสินค้ามาเติมเต็มนั่นหมายความว่าสินค้าชิ้นนั้นไม่สามารถนำไปขายให้แก่ลูกค้าท่านอื่นได้อีก หลังจากเสร็จขั้นตอนนี้ สามารถย้อนกลับไปที่หน้า Sales Order > Line เพื่อดูข้อมูลวันจัดส่งและการเตรียมสินค้าของพนักงานคลังได้ เช่นเดียวกับตัวอย่างที่ 1 และ 2 ในด้านบน
สำหรับฟังก์ชัน Order Promising ถือเป็นตัวช่วยในการบริหารการจัดส่งเพื่อให้ได้การทำงานที่สะดวกรวดเร็ว และได้คำตอบที่ถูกต้องให้แก่ลูกค้าเป็นการสร้างความพึงพอใจส่งผลต่อความสัมพันธ์ในระยะยาว ด้วยเทคนิคที่กล่าวมาทั้งหมดนี้ใน Microsoft Dynamic 365 Business Central
