Dynamics NAV 2018 และ Dynamics 365 Business Central เป็นโซลูชั่นบนเทคโนโลยีล่าสุดที่ทำให้ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงข้อมูลที่สำคัญและมีความสามารถหลากหลายครอบคลุมทุกส่วนงาน ใช้งานง่ายและใช้ได้จากทุกแพลตฟอร์ม
อย่างไรก็ดี ในบางกลุ่มธุรกิจอาจจะไม่ได้ประโยชน์จากเทคโนโลยีใหม่ใน Dynamics NAV 2018 เหล่านี้ เนื่องจากยังติดอยู่กับซอฟต์แวร์รุ่นเก่าที่ไม่สามารถอัปเกรด (Upgrade) ได้ โดยผู้ใช้งานเหล่านี้มีแนวโน้มที่จะเจอปัญหาในอนาคต เนื่องจากการยกเลิกการสนับสนุนเวอร์ชั่นที่เก่ากว่าปี 2009 พบข้อมูลว่า สาเหตุหลักในการลังเลที่จะอัปเกรดซอฟต์แวร์ ERP นั้นมีอยู่หลายประการ ยกตัวอย่างเช่น
- การอัปเกรดใช้เวลานาน
- องค์กรไม่มีทรัพยากรที่จะรองรับการอัปเกรด เช่น ฮาร์ดแวร์ หน่วยความจำหรือระบบปฏิบัติการ
- องค์กรไม่มีพนักงานที่มีทักษะความสามารถในการอัปเกรด
- องค์กรที่ไม่สามารถรับความเสี่ยงที่เกิดจากความผิดพลาดได้ในระหว่างการดำเนินการ
อย่างไรก็ตาม การใช้เครื่องมือแบบอัตโนมัติอาจจะช่วยลดปัญหาเหล่านี้ เนื่องจากเวอร์ชันล่าสุดของ Dynamics NAV นั้น มีเครื่องมือที่จะช่วยให้การอัปเกรดเป็นไปได้อย่างรวดเร็ว มีประสิทธิภาพ และทำงานอย่างอัตโนมัติ
Why upgrade?
Dynamics NAV ได้มีการพัฒนาปรับปรุงอยู่เสมอ โดยได้เพิ่มความสามารถใหม่ๆ เข้ามาไว้ทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนรุ่นตั้งแต่เวอร์ชัน 2009 เป็นต้นมา ซึ่งจะช่วยให้ผู้ใช้งานเพิ่มผลผลิตและปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพิ่มศักยภาพในการแข่งขัน ทำให้ธุรกิจบริการลูกค้าได้เต็มรูปแบบ ซึ่งปัจจุบัน Dynamics NAV 2018 ได้นำเอาเทคโนโลยีใหม่ๆ เข้ามาใช้โดยที่เวอร์ชั่นเก่าไม่มี เช่น
- การเชื่อมต่อกับแอพลิเคชั่นธุรกิจได้หลากหลาย
- ปรับแต่งหน้าจอได้ตามต้องการ
- ทำงานแบบอัตโนมัติและเสริมความสามารถด้วย AI (Artificial Intelligence)
- จัดกลุ่มหน้าจอการทำงานได้เองตามหน้าที่ความรับผิดชอบ
- ทำงานร่วมกับ Microsoft Flow และ PowerApps
- แชร์ข้อมูลร่วมกับระบบ CRM
- แชร์ข้อมูลเพื่อให้แอพลิเคชั่นภายนอกทำงานได้ผ่าน API ที่เตรียมไว้ให้
- ดูตัวอย่างรายงานก่อนพิมพ์
- เทมเพลตของรายงานทางการเงินบน Excel
เช่นเดียวกันกับ Business Central ที่ได้เพิ่มความสามารถสำหรับการบริหารธุรกิจขนาดกลางและขนาดเล็ก (SMBs) เนื่องจากมีคุณสมบัติครบถ้วนและพร้อมให้บริการบนคลาวด์ สามารถทำงานร่วมกับแอพลิเคชั่นอื่นของ Microsoft ที่ให้บริการบนคลาวด์ได้เช่นกัน เพื่อให้ผู้ใช้งานทำงานได้จากทุกที่ทุกเวลาโดยไม่รู้สึกว่ามีหลายแอพลิเคชั่น
อย่างไรก็ดี การที่จะอัปเกรดไปยัง Dynamics NAV 2018 นั้น ผู้ใช้งานระบบรุ่นเก่าจำเป็นจะต้องพิจารณาและดำเนินการอัปเกรดโดยเร็ว เพื่อให้ทันต่อเทคโนโลยีที่เปลี่ยนไป ทั้งนี้การอัปเกรดเพื่อให้ทำงานได้อย่างครบถ้วนสมบูรณ์นั้น จำเป็นจะต้องปรึกษาผู้เชี่ยวชาญเพื่อดำเนินการตามขั้นตอนการอัปเกรดทีละระดับตามไดอะแกรมด้านล่างนี้
อุปสรรคและแนวทางแก้ปัญหาในการอัปเกรด
1. การอัปเกรดใช้เวลานาน
การทำงานด้วยมืออาจจะทำให้เสียเวลาและทรัพยากรบุคคลค่อนข้างมาก รวมทั้งอาจจะเสี่ยงกับปัญหาระบบล่มหรือกระทบกับการทำงานในปัจจุบัน ในอดีตนั้นการเปลี่ยนการทำงานจาก classic version มาเป็นแบบ Role Tailored Client (RTC) ใน NAV 2009 จำเป็นต้องมีการอัปเกรดแบบใช้คนทำเองทั้งหมด หรือแม้แต่การปรับฟอร์มและรายงานใน NAV 2013, 2015 หรือ 2016 เองก็ยังต้องใช้เวลาพอสมควร
การโอนย้ายข้อมูลเป็นสิ่งหนึ่งที่ค่อนข้างใช้เวลานาน ผู้ใช้งานบางรายอาจะต้องใช้เวลาถึง 36 ชม. ในการนำเข้าข้อมูล หรือการแปลงข้อมูลสำหรับนำเข้า 5 หมวดหมู่ ก็อาจจะต้องใช้เวลา 5 ชม. ต่อหมวดหมู่เลยทีเดียว สิ่งเหล่านี้อาจจะทำให้ผู้ใช้งานตัดสินใจที่จะ “ไม่อัปเกรดระบบ” เพื่อรักษาการทำงานในระบบปัจจุบัน ซึ่งจะทำให้ผู้ใช้งานเสียโอกาสในการใช้งานความสามารถใหม่ๆ รวมถึงการแก้ไขข้อบกพร่องของระบบอีกด้วย
ด้วยเหตุนี้ เครื่องมืออัปเกรดแบบ “automation” ใน NAV 2018 จะช่วยแก้ไขปัญหาเหล่านี้โดยการทำงานแบบต่อเนื่องและลดเวลาอัปเกรดโดยรวมได้อย่างมาก โดยผลลัพธ์จากผู้ใช้งานที่ได้ดำเนินการอัปเกรดไปแล้วสามารถลดเวลาการอัปเกรดจากเดิมได้ถึง 95% เลยทีเดียว
2. การขาดแคลนทรัพยากร
เนื่องจากการอัปเกรดแบบเดิมจำเป็นที่จะต้องใช้ทั้งเวลาและทรัพยากรบุคคลของทั้งผู้ใช้งานและผู้พัฒนา ซึ่งบางครั้งอาจจะมีไม่เพียงพอที่จะมอบหมายให้พนักงานมารับผิดชอบการทำงานส่วนนี้แบบเต็มเวลาได้ โดยอาจจะมีปัจจัยอื่นเกี่ยวข้อง เช่น
– โครงการไม่มีพนักงานที่มีความชำนาญเฉพาะอย่างที่ต้องการ หรือ พนักงานเหล่านั้นอาจจะทำโครงการอื่นอยู่ เนื่องจากการมีพนักงานที่มีทักษะที่ดีและมีประสบการณ์ จะทำให้การอัปเกรดระบบเป็นไปได้อย่างรวดเร็ว ดังนั้น ถึงแม้ว่าองค์กรจะมีทีมไอทีขนาดใหญ่ แต่อาจจะมีพนักงานที่มีทักษะที่เกี่ยวข้องไม่เพียงพอ การจ้างงานเพิ่มจึงจะเป็นการเพิ่มค่าใช้จ่ายที่ไม่ถูกต้องนัก
– ผู้จัดการโครงการให้ความสำคัญกับสิ่งอื่นมากกว่า เช่น โครงการอื่นที่มีงบประมาณมากกว่า หรือให้ความสำคัญกับการพัฒนาในส่วนของความสามารถใหม่ๆ ของระบบเพื่อให้ตอบโจทย์ความต้องการของธุรกิจ มากกว่าการอัปเกรด เป็นต้น
– เหตุการณ์ที่คาดไม่ถึงทำให้โครงการเกิดอุปสรรคโดยเฉพาะอย่างหากทีมมีทรัพยากรที่จำกัด นอกจากนี้การวางแผนที่ไม่ดีอาจจะทำให้ไม่สามารถใช้งานทรัพยากรที่ต้องการได้อย่างทันเวลา ซึ่งอาจจะทำให้โครงการล่าช้าและธุรกิจหยุดชะงัก
ปัจจัยการขาดแคลนทรัพยากรภายในจึงไม่ควรเป็นอุปสรรคต่อการอัปเกรด เพราะเมื่อทำงานร่วมกับผู้เชี่ยวชาญด้านการอัปเกรดแล้ว ลูกค้าและนักพัฒนาซอฟต์แวร์สามารถมอบหมายงานอัปเกรดที่ต้องใช้เวลามากให้ผู้เชี่ยวชาญช่วยดูแลแทน และมุ่งเน้นไปที่โครงการเชิงกลยุทธ์ที่ให้มูลค่าทางธุรกิจที่สูงขึ้นมากกว่า
3. การขาดศักยภาพ
แม้ว่าลูกค้าและนักพัฒนาซอฟต์แวร์จะมีทีมงานที่มีทักษะที่เหมาะสม แต่การอัปเกรดเพียงไม่กี่ครั้งต่อปี ก็อาจมีการใช้กระบวนการอัปเกรดด้วยตนเองหรือใช้แนวทางแบบเดิมๆ แต่ไม่สามารถทำงานได้ในระดับที่มีประสิทธิภาพเพื่อให้การอัปเกรดเสร็จสมบูรณ์ได้อย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะในส่วนที่ต้องการความรวดเร็วที่สุดในการทำงาน คือ รายงานทั้งหมดในระบบ
ผู้เชี่ยวชาญด้านการอัปเกรดจะทำงานเหล่านี้รวมถึงมีการรายงานแจ้งให้ทราบทุกวัน เพราะพวกเขารู้ดีว่าเครื่องมือและกระบวนการอัตโนมัติใดจะช่วยประหยัดเวลาได้มากที่สุด รวมทั้งอาจจะมี “เทคนิคพิเศษ” บางอย่างที่สามารถช่วยลดเวลาในโครงการได้ไปพร้อมๆ กับเพิ่มคุณภาพในการทำงาน พื้นฐานการอัปเกรดรายงานแบบอัตโนมัติประกอบไปด้วย 4 ขั้นตอนดังนี้
- สร้างรายงานพื้นฐานบน Dynamics NAV
- ส่งออกรายงาน
- แปลงรายงานไปเป็น AL Code
- ย้าย AL Code ที่แปลงแล้วไปไว้บน Visual Studรo Code
เมื่อใช้เครื่องมืออัตโนมัติร่วมกับประสบการณ์ในการอัปเกรด Dynamics NAV มาหลายรุ่น ทีมงานสามารถทำโครงการให้เสร็จได้อย่างรวดเร็วและประหยัดค่าใช้จ่าย
4. ความเสี่ยงที่เกิดจากความผิดพลาดของมนุษย์
อุปสรรคสุดท้ายในการอัปเกรดคือความเสี่ยงที่เกิดจากความผิดพลาดของมนุษย์ ข้อผิดพลาดในระหว่างการอัปเกรดอาจสร้างปัญหาให้กับผู้ใช้งาน ซึ่งอาจส่งผลต่อความถูกต้องในการทำงานของตนเอง ข้อผิดพลาดอาจทำให้โปรแกรมหยุดทำงานหรือไม่สามารถทำงานได้เลย นอกจากนี้ขั้นตอนการอัปเกรดเวอร์ชั่นที่เก่ากว่า 2017 มีความท้าทายเป็นอย่างมากเนื่องจากจะมีความแตกต่างของเทคโนโลยีค่อนข้างมาก เพราะเวอร์ชั่นก่อน 2017 ไม่มีมาตรฐานในการผสานการวิเคราะห์ ทำให้ต้องมีการวิเคราะห์ความแตกต่างระหว่างเวอร์ชั่นต้องใช้แบบทำเอง ซึ่งอาจจะมีความเสี่ยงสูงที่จะเกิดข้อผิดพลาด
นอกจากนี้การทำ customization ยังก่อให้เกิดความซับซ้อนในการอัปเกรด เนื่องมากจากแก้ไขลักษณะของโปรแกรมที่เปลี่ยนไปจากระบบมาตรฐาน และ object ที่มีการกำหนดขึ้นมาเองนั้นไม่จำเป็นที่จะต้องทำการอัปเกรด หรือหากมีการติดตั้ง add-ons จากผู้พัฒนารายอื่นๆ ก็อาจจะเกิดปัญหาหากผู้พัฒนานั้นไม่มีกระบวนการสำหรับการอัปเกรด การใช้เครื่องมืออัตโนมัติช่วยลดความเสี่ยงของความผิดพลาดของมนุษย์โดยการ
- ระบุสิ่งที่มีการเปลี่ยนแปลงได้อย่างแม่นยำมากขึ้น
- ระบุสิ่งที่อาจก่อให้เกิดปัญหาจากโซลูชันที่มีการ customize
- วางแผนการอัพเกรดให้ถูกต้องมากขึ้น
- ระบุส่วนการ customize ที่ไม่จำเป็น เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของระบบ
- ระบุคำอธิบายต่างๆ ที่ขาดหายไป
